Um dos maiores erros que os negociadores cometem - mesmo os mais experientes - é achar que a negociação começa (e termina) quando as duas ou mais partes se encontram para conversar e tentar chegar a um acordo.
Normalmente as negociações começam bem antes de as partes se encontrarem e terminam bem depois de o contrato ser assinado.
Vários aspectos precisam, inclusive, ser discutidos antes de as duas partes se encontrarem. São negociações que acontecem antes das negociações propriamente ditas ou, como dizem os especialistas, são discussões sobre o processo de negociação, não sobre a substância. Em outras palavras: é uma metanegociação.
Nesta fase acertam-se detalhes como:
Quem estará presente? Questões sobre alçadas de decisão e accountability pelos resultados são levantadas aqui. É onde cuida-se, por exemplo, para que o presidente de uma empresa não negocie com um gerente médio e ache isto uma ofensa.
Onde será a reunião? Muita gente acredita que negociação é como jogo de futebol - em que o time da casa leva vantagem. Mas nem sempre é assim, até porque quando você está na sede da sua empresa, fica mais difícil fazer uma retirada estratégica, caso necessário. Em assuntos mais tensos, o ideal é que seja em campo neutro.
Definição da agenda, no sentido de que assuntos e em que ordem serão tratados. Uma boa definição de temas e prioridades otimiza o tempo de todo mundo e evita conflitos de última hora.
O ponto central aqui é que muita gente se esquece que esta metanegociação é apenas um prelúdio do que vem a seguir e, assim, já começa a encarar qualquer detalhe insignificante como uma batalha de vida ou morte. Entenda que tudo o que é feito em uma fase da negociação é levado para a fase seguinte. Todos os atos, positivos ou negativos, deixam marcas e consequências. Cada atitude tem seu significado.
Quando os EUA negociaram com os norte-vietnamitas o fim da Guerra do Vietnam, as reuniões se deram em Paris. Ao se instalarem na capital francesa para as conversas iniciais, os asiáticos mandaram um recado sutil - porém muito claro - aos americanos: eles alugaram uma casa para hospedar toda a delegação e pagaram à vista. O prazo do contrato era de dois anos.