Dentre o enorme arsenal de meios de comunicação que temos à nossa disposição, um dos que desperta mais amor e ódio é o email. As pessoas amam por ser rápido, barato e eficiente. E odeiam por ser rápido, barato e eficiente.
Muito disso se deve ao fato de tratar-se de comunicação escrita que, em comparação com a verbal (seja presencial ou à distância) tem muito menos recursos. Porque, como sabemos, a comunicação vai muito além das palavras. O que precisamos, então, é reconhecermos e estarmos atentos às limitações, para nos concentrarmos no que o email pode nos oferecer de melhor: comunicação rápida e eficiente.
Pensando nisso, separei algumas dicas para você extrair o máximo dos seus emails, reconhecendo suas limitações e explorando suas melhores características (em tempo: estas dicas são para os emails que enviamos para nossa rede habitual; se o seu foco são emails de vendas e cold calls, provavelmente não vai funcionar tão bem):
1. A comunicação adequada
Emails funcionam muito bem para resumir o que foi conversado em uma reunião, para fazer follow up sobre um tema específico e para colher informações em geral.
No entanto, antes de se decidir por um email (e não um telefonema ou mensagem instantânea, por exemplo), lembre-se de como funciona sua dinâmica: ele vai chegar na caixa de entrada de alguém (ou no SPAM), a pessoa vai ver seu nome e o assunto antes de decidir se vai abrir ou mesmo ler. E isso pode ser rápido ou pode demorar (lembre-se que a pessoa não tem culpa das suas urgências), tudo bem? Se não estiver tudo bem, delete.
Quem quer tirar o seu da reta, manda um email.
Quem quer resolver o problema, telefona.
2. O melhor email que ninguém leu
Não adianta você escrever uma mensagem primorosa, mas que ninguém lê na hora que você precisa. Por isso, capriche no título. Ele deve resumir o que você pretende, suas intenções, seu objetivo ao enviar a mensagem. Perguntas funcionam bem, porque chamam a atenção e responder demanda um postura mais ativa do que passiva da pessoa. Chris Voss sugere perguntas voltadas ao Não, em vez do Sim:
— Você desistiu do nosso negócio?
— Será que nós dois perdemos esta oportunidade?
— É muito tarde para negociarmos?
Se você não consegue definir uma boa linha de assunto para a sua mensagem, deve haver algo errado com ela. Delete.
3. Seja breve
Eu costumava escrever emails quilométricos, imaginando o quanto a pessoa ficaria feliz de ver tudo descrito em detalhes. Pobre de mim. Poucos emails merecem, hoje em dia, mais do que dois parágrafos. O ideal é caber num tweet. Se for uma pesquisa ou algo que demande muitas informações do outro lado, combine antes com a pessoa (um telefonema, ou algo assim). Se não conseguir resumir, delete.
4. Responder a Todos é obra do demônio
Muitos emails são escritos para proteger quem escreve, em vez de ter alguma utilidade prática, de fato. Evite propagar isso e responda apenas a quem precisa agir ou realmente tomar conhecimento do conteúdo. E lembre-se: no campo Para, você coloca quem precisa agir ou responder*, no Cópia, quem deve ser informado apenas e em Cópia Oculta somente aquelas pessoas que você odeia. Se o seu email tiver trinta destinatários, nenhum deles dará atenção. Neste caso, delete.
Lembre-se, por fim, que é melhor que você delete o seu email do que a pessoa que você precisa que leia-o. Então capriche!
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* Se você colocar todos os destinatários como Para e pedir alguma coisa no texto, um vai achar que o outro vai fazer e, no final das contas, ninguém vai fazer.